Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

/, Blogi, Yleinen/Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ja arkistointi ovat jokaisen yrityksen lakisääteinen velvollisuus. Aineistolla tarkoitetaan yrityksen kaikkia sähköisiä tiedostoja ja papereita, jotka syntyvät yritystoiminnasta. Näitä ovat esimerkiksi yritysten, asiakkaiden, toimittajien, pankkien, vakuutusyhtiöiden tai viranomaisten välillä tapahtuvat todisteet, liiketapahtumien kirjeenvaihdot ja muut tositteet. Kaikki aineisto on säilytettävä huolellisesti niin, että viranomaisella tai tilintarkastajalla on mahdollisuus tarvittaessa tarkastella niitä ilman aiheetonta viivettä.

Säilytysajat kirjanpitolain mukaan

Kirjanpidon säilyttämisestä säädetään lailla (Kirjanpitolaki 1997/1336).  Kaikki kirjanpitoaineisto on säilytettävä aina vähintään kuusi vuotta päättyvän tilikauden kalenterivuodesta. Kirjanpitoaineistojen välillä on kuitenkin tämän lisäksi myös poikkeavia säilytysaikoja aineistoista riippuen.

6 vuotta säilytettävä aineisto:

  • Tiliotteet ja käteiskassojen päivittäiset myyntiraportit
  • Myyntilaskut, myyntiraportit ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot ja mahdolliset lähetteet
  • Ostolaskut, sopimukset ja ostolaskujen lähetteet lisätietoina
  • Palkkalaskelmat ja lomapalkkalaskelmat,
  • Ay-maksut
  • Ulosotot
  • Arvonlisäverolaskelmat
  • Kirjanpidon korjaus- tai oikaisutositteet

10 vuotta säilytettävä aineisto:

  • Tilinpäätös
  • Kirjanpito
  • Toimintakertomus
  • Tililuettelo
  • Liitetiedot
  • Tase ja liitetietojen erittelyt

13 vuotta säilytettävä aineisto:

  • Kiinteistöinvestointien:
    • laskut
    • urakkasopimukset
    • kauppakirjat

Kiinteistöjä koskevat tositteet on todellisuudessa säilytettävä myös pidempään kuin 13 vuotta, sillä investointi on usein tätä pidempi. Kuuden vuoden jälkeen kiinteistöä koskevat tositteet voidaan korvata myös erillisellä selvityksellä, josta käy ilmi selvityksen laatimispäivä, kiinteistöinvestoinnin hankkijan nimi, osoite ja Y-tunnus, hankinnan luonne, valmistumisajankohta, kiinteistön vastaanottoajankohta, verot ja verovähennykset. Tämän lisäksi on säilytettävä kuitenkin myös urakkasopimukset ja kauppakirjat. (Verohallinnon päätös arvonlisäverolain 209 q §:ssä tarkoitetusta selvityksestä).

Kuinka säilytän kirjanpitoaineistoni?

Kirjanpitoaineisto on oltava tarkasteltavissa, tulostettavissa ja selkokielisessä muodossa. Materiaali on säilytettävä pääsääntöisesti aina Suomessa verottajan ja tilintarkastajan saatavilla, jollei sen siirtämiselle Suomen ulkopuolelle ole viranomaisilta saatua poikkeavaa syytä. Kirjanpitoaineistoista olisi tässäkin tapauksessa oltava saatavilla kopiot myös Suomesta.

Useimmat aineistot voidaan muuntaa muodosta toiseen pysyvää säilyttämistä varten. Tämä onkin suositeltavaa, sillä tilikauden aikana kirjanpitoaineistoa on säilytettävä joko kahdella koneellisella tietovälineellä tai paperiversiona ja yhdellä tietovälineellä. Koneellinen tietoväline on säilytettävä turvallisesti erillään toisesta tietovälineestä, ja niiden kunto on tarkistettava säännöllisesti.

Aineistoa voidaan säilyttää muun muassa sähköisessä taloushallinto-ohjelmistossa, ulkoisella muistilla, tietokoneen tiedostoissa, pilvessä tai paperiversiona. Säilyttäminen on mahdollista kirjanpitovelvollisen yrityksen lisäksi ulkopuolisella taholla, kuten liikekumppanilla tai tilitoimistolla. Yhä useammat yritykset ulkoistavatkin kirjanpitonsa tilitoimistoille, jolloin kirjanpitoaineiston pysyvä säilyttäminen tilitoimistossa asiakkuuden ajan voi olla luontevaa. Yrityksen on kuitenkin varmistettava, että tilitoimisto tarjoaa säilyttämiselle riittävät tilat ja että ne vastaavat kirjanpitolain mukaisia vaatimuksia. Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä vastaa kuitenkin aina lopulta kirjanpitovelvollinen yritys. Jotkut tilitoimistot veloittavat kirjanpidon säilyttämisestä normaalin palvelumaksun lisäksi, joten tämä on hyvä selvittää tilitoimistolta.

Etsitkö yrityksellesi tilitoimistoa tai oletko vaihtamassa nykyistä? Kerromme mielellämme sinulle palveluistamme ja pidämme huolen kirjanpitosi oikeanmukaisesta säilyttämisestä.
By | 2020-02-28T08:29:16+02:00 27 helmikuun, 2020|
css.php